OC-Oostakker

Privacyverklaring

vzw OCO (Ontmoetingscentrum Oostakker)

Vzw OCO hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het daaraan gekoppelde respect van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er

alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Vzw OCO houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type

persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring.

• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze

werden verstrekt.

• aan u vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

• de passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens

gewaarborgd is.

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn

verstrekt.

• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze zullen respecteren.

Als vzw OCO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft en hierover contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Vzw OCO secretatiaat p/a Jean-Paul Callewaert – Groenespechtstraat 24 – B 9041 Oostakker

jean-paul.callewaert@telenet.be

telefoon: +32 479 33 34 25

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door vzw OCO verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• om gebruik te kunnen maken van de faciliteiten van vzw OCO.

• om in het kader van deze faciliteiten door de verzekeraar van vzw OCO verzekerd te zijn.

• om het opmaken en versturen van facturen voor het gebruik en het huren van faciliteiten van OCO. Ook het verbruik van dranken en

andere wordt via de door u verstrekte coördinaten verrekend.

• om het bekomen van subsidiëring door de overheid.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, doorgeven en verwerken:

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail en eventueel een 'bankrekening nummer';.

• Persoonlijke kenmerken : welke vereniging u vertegenwoordigd en wat het doel is van een aangevraagde activiteit.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

2. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen doorgeven indien dit

noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• de verzekering van uw vereniging in het kader van een gehuurde zaal en de geplande activiteiten ervan.

• de opname in de bestanden van vzw OCO voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen in het kader van activiteiten van vzw

OCO.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. (bv na

problemen in een door u gehuurde zaal en op vraag van de politie).

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of

diens wettelijke vertegenwoordiger.

3. Bewaartermijn

Vzw OCO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond

van de wet is vereist.

Als algemene regel worden persoonsgegevens tot maximaal 3 jaar na een laatste huurcontract bij vzw OCO bijgehouden.

4. Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we

bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens vzw OCO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Dit gebeurt bij een externe firma, die voor ons de

boekhoudkundige bestanden bewaard en beveiligd. Ook zij zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan.

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

5. Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je

contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te

legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

6. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

7. Wijziging privacy verklaring

Vzw OCO kan haar privacy verklaring steeds aanpassen. De eerste verklaring gebeurde op 02/05/2018. Van wijzigingen zullen we een aankondiging doen via onze website.

Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen.

Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.

Gedaan te Oostakker op 02/05/2018

Voor vzw OCO

Jean-Paul Callewaert Willy Coupillie

Voorzitter Secretaris

Raad van Beheer van vzw OCO Raad van Beheer van vzw OCO

Versie 2018-05-02