VZW  ONTMOETINGSCENTRUM OOSTAKKER
Pijphoekstraat 30,   9041 Oostakker.

Huishoudelijk reglement voor het receptief gebruik van
de diverse zalen van het Ontmoetingscentrum Oostakker.

Van toepassing vanaf 01/01/2018  

VOORWAARDEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE LOKALEN IN HET ONTMOETINGSCENTRUM OOSTAKKER.

1.     Het gebouw en/of lokalen worden maar beschikbaar gesteld als de facturen van waarborg en verhuring volledig volstort zijn en er geen
        voorgaande facturen meer te betalen zijn.  De  waarborg moet integraal betaald worden binnen de 14 dagen na de bevestiging van de
        reservatie. Voor de waarborg zal een aparte factuur worden opgemaakt. Indien de activiteit plaatsvindt binnen de maand na de
        reservatiedatum dient de waarborg voldaan te worden bij de reservatie zelf. Het verhuurbedrag is te vereffenen ten laatste 14 dagen
        voor de dag van ingebruikname waarvoor je eveneens een betalingsuitnodiging zal ontvangen.

2.     De brandverzekering en een verzekering burgerrechterlijke aansprakelijkheid en contractuele aansprakelijkheid werd door de vzw OCO                       
        afgesloten. De kostprijs is verrekend in de prijs van de huur der zalen. In het verzekeringscontract van vzw OCO is er 'afstand van verhaal'
        ingesloten.

3.     De gebruiker is aansprakelijk voor de schade aan personen, goederen of voorwerpen, voor schade aan het gebouw en/of lokalen, tenzij hij
        kan aantonen dat deze schade in geen geval te wijten is aan een fout of nalatigheid in het gebruik, de bewaking of het onderhoud in
        hoofde van de gebruiker, zijn personeel, de organisatoren of zijn genodigden. De VZW OCO eigent zich het recht toe de waarborg niet
        terug te betalen bij schade waarvoor de gebruiker verantwoordelijk wordt gesteld.

4.     Het gebouw en/of lokalen moeten na elk gebruik zorgvuldig worden afgesloten. In geen geval mogen derden in het gebouw en/of lokalen
        worden toegelaten buiten de aanwezigheid van de gebruiker of zijn vertegenwoordiger. De gebruiker staat na het beëindigen van de
        activiteit, zelf in voor het uitschakelen van de verlichting en de verwarming evenals voor het afsluiten van het (de) lokaal  (lokalen) en het
        gebouw.

5.    Het gebouw en/of lokalen mogen niet aan derden worden afgestaan noch onderverhuurd.

6.     Wanneer 2 of meer verenigingen met een verschillende categorie samen een activitiet organiseren dan zal de verhuurder  steeds een
        gemiddelde prijs van huur en waarborg berekenen voor het opmaken van de facturen. (huur, waarborg, verbruikte dranken). Uiteraard
        moeten zij bij reservering opgeven aan wie de facturen moeten toegezonden worden.

7.     De veiligheidsnormen opgelegd door de brandweer of de politie van de Stad Gent, moeten strikt worden nageleefd. De gebruiker is
        aansprakelijk voor ongevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van het overschrijden van het maximum aantal toegelaten
        personen in het gebouw en/of lokalen. Het is voor elke gebruiker verboden confetti en/of andere strooi-artikel te gebruiken. Kaarsen,
        fakkels en/of open vuur zijn zowel binnen als buiten ten strengste verboden. (en dit voor alle evenementen). Uitzondering kan na afspraak
        met de beheerder van vzw OCO toegestaan worden onder strikt opgelegde voorwaarden. (bv: BBQ achteraan het complex).

8.     De gebruiker mag alleen over de lokalen en/of het gebouw beschikken voor het doel dat hij uitdrukkelijk en vooraf vermeldt in de
         aanvraag. (aard van de activiteit)

9.     De technische opbouw en afbraak dienen door de gebruiker zelf te worden gerealiseerd. Het is verboden zaken aan te brengen die
        eventuele schade kunnen berokkenen aan de infrastructuur van het gebouw. Het is verboden nagels en/of vijzen in de muren van het
        gebouw of podiumvloer aan te brengen. De grote zaal beschikt over truss-baren die door de gebruiker mogen gebruikt worden om eigen
        projectoren aan te bevestigen. In GEEN geval mogen de beschikbare spots van vzw OCO verplaatst worden aan de truss-baren. Het is
        tevens verboden de voedingskabel naar de spots van vzw OCO los te koppelen. De spots mogen wel gedraaid en gericht worden, mits ze
        na gebruik terug in de oorspronkelijke stand worden geplaatst.

10.  De gebruiker zorgt ervoor dat op het einde een evenement, alle eigen materiaal onmiddellijk uit het gebouw wordt verwijderd.

11.   Het is verboden pamfletten, affiches   e.d. op de venster van het complex aan te brengen. Deze kunnen op aanvraag op een daarvoor
         voorziene plaats worden aangebracht.

                                Bijzondere voorwaarden voor het gebruik van het
                                              Ontmoetingcentrum Oostakker

12.   Op bevel van de brandweer moeten volgende richtlijnen strikt worden nageleefd:
       ·     Het maximum aantal deelnemers aan een manifestatie is vastgesteld als volgt:
                   °   Grote polyvalente zaal + podium 400 personen
                   °   Kleine polyvalente zaal 100 personen
                   °   Vergaderzaal (1ste verd. kant Maeger Goet)   50 personen
                   °   Kleine vergaderzaal (computerzaal)   15 personen

       ·     Tijdens de activiteit moeten alle uitgangen effectief worden opengesteld, er mag in geen geval materiaal voor de nood- of andere
                  uitgangen worden geplaatst.

13.   In het gebouw kunnen tentoonstellingen worden georganiseerd. Het is wel te verstaan dat bij het plaatsen en/of ophangen van de
         kunstwerken er geen beschadigingen mogen gebeuren.

14.   Alle materiaal (stoelen - tafels - toog - geluidsinstallatie - micro’s - beamer - reuze scherm - internet aansluitingen enz.) worden GRATIS
         ter beschikking gesteld van de gebruikers. De geluidsboxen mogen in geen geval verplaatst worden. De bediening van audio en visio werd
         gecentraliseerd in een mediazuil op het podium. Hier kan een computer (die je zelf meebrengt) worden aangesloten via een HDMI
         stekker. De vzw OCO stelt een sleutel ter beschikking om deze media te kunnen gebruiken. Voor het gebruik van het grote
         projectiescherm moet je eveneens een sleutel aanvragen.

15.   Tafels en stoelen dienen na gebruik terug op de juiste trawler te worden geplaatst. Deze moeten dan op de juiste plaats geparkeerd 
         worden. Het niet naleven van dit reglement wordt beboet met 10€ per vastgestelde inbreuk. LET OP: Tafels en stoelen dienen te
         worden gepoest alvorens te stapelen. Nog een goede raad: controleer regelmatig de toiletten op netheid en voldoende toiletpapier.

16.   De gebruikers zijn verplicht dranken af te nemen bij de vzw OCO zelf. Ze zullen hiertoe bij de reservering overleg plegen met de
         verantwoordelijken van de vzw OCO. De vzw OCO zal aan de gebruiker(s) een factuur opmaken van de verbruikte goederen.
         De prijslijst van de dranken is ter beschikking van de gebruiker. Het is verboden dranken buiten de gebouwen  te nuttigen.  Er wordt
         enkel afgezien van deze regel indien er toegestaan gebruik gemaakt wordt van de buitenkoer tot max. 22u00. (bv: petanque, BBQ's).
         Nachtrust is voor iedereen heilig.

17.   Afval dient onmiddellijk door de gebruiker verwijderd te worden. De vzw OCO stelt hiertoe afvalcontainers ter beschikking. Indien deze
         niet toereikend zouden zijn zal de gebruiker zelf vuilniszakken aankopen en deze extra afval zelf verwijderen.
         Eventueel achtergelaten afval wordt op kosten van de gebruiker verwijderd.
         De gebruikers van de vergaderzalen dienen na elk gebruik de vuilniszak toe te binden.

18.   De gebruiker staat zelf in voor de schoonmaak van de gebruikte lokalen. Hiertoe worden de nodige producten en materiaal door de VZW
         ter beschikking gesteld, met uitzondering van vaatdoeken en handdoeken.

19.   Na elk gebruik van de grote zaal, de kleine zaal en/of de keuken moeten deze met water en de aanwezige reinigingsproducten worden
         gereinigd, en dit ten laatste tegen 08.00 u van de daaropvolgende dag, of zoals anders overeengekomen met de vzw OCO.
         Indien de schoonmaak door de gebruiker niet of slecht wordt uitgevoerd, is de vzw OCO genoodzaakt een externe firma in te huren.
         Daarvoor worden volgende kosten (worden afgehouden van de waarborg) aangerekend.
         Keuken: bij gebruik van de friteuse(s) zal de inrichter er over waken na het gebruik de olie af te laten in de daartoe bestemde opvangbak.
         Na elk gebruik van de keuken dient deze volledig gereinigd en geschuurd te worden.
KOSTEN KUISFIRMA
       





        Bij opmerkelijke bevuiling van de drankglazen wordt een forfaitaire prijs van € 150 aangerekend. Indien de gebruiker minimum 5 dagen voor
        de activiteit aan de vzw OCO laat weten, zelf niet wenst in te staan voor de opkuis van de gehuurde lokalen, zal de vzw OCO een externe
        firma inhuren. De kosten worden dan doorgerekend aan de gebruiker via de drankenfactuur.
     
20.  Voor activiteiten die aanvangen op zondag tot en met vrijdag dient de grote polyvalente zaal ten laatste om 03.00 u verlaten en afgesloten te  
        zijn. Indien de activiteit start op vrijdagavond of zaterdag, of de dag voor een feestdag dient de grote polyvalente zaal de dag na de activiteit   
        om 05.00 u verlaten en gesloten zijn.                                                                                                                                                                                                            
        De inrichters zullen er zorg voor dragen dat, bij het verlaten van het gebouw, al de lichten en de verwarming werden gedoofd en dat de          
        beveiling terug werd opgezet.
        Alle andere zalen moeten ongeacht de dagen van gebruik, gesloten zijn om 01.00 u.

21.  Bij de organisatie van fuiven zullen de inrichters (de gebruiker) minstens 4 fuifbegeleiders (stewards) voorzien om geluids- en andere hinder
        (vb vandalisme, enz ...) tegen te gaan en dit zowel binnen als buiten het gebouw. Bij samenwerking met 'n erkende onderneming die instaat
        voor de veiligheid, volstaan minimum 2 security personen.  Bij de organisatie van fuiven is de gebruiker verplicht om de beschikbare 
        herbruikbare bekers te gebruiken in plaats van wegwerpmateriaal.                                                                                                                                                             
        Bij schade aan of verdwijnen van genoemde bekers, zal de VZW een boete opleggen van € 2,00 per beker. Dit bedrag wordt verrekend op de                 
        drankenfactuur. Een “fuifkoffer” (zie 'Fuif reglement') staat ter beschikking van de inrichter(s). Deze omvat onder meer een handleiding                
        (gelieve deze te consulteren).  Bijkomende inlichtingen kunnen steeds bekomen worden op het secretariaat van OCO.

22.  De aan Sabam verschuldigde bedragen dienen betaald te worden door de organisatoren. De billijke vergoeding daarentegen wordt betaald
        door de VZW. (zie ook  www.sabam.be).

23.  Het is verboden te roken in ALLE LOKALEN VAN HET ONTMOETINGSCENTRUM OOSTAKKER.  De gebruiker dient dit totale rookverbod te
        doen respecteren en strikt toe te laten passen.  Als gebruiker van het complex van vzw OCO is men verantwoordelijk voor het naleven van
        het rookverbod. {Art. 2 van het KB van 13/12/2005 + wijziging van 06/07/2006  (verbod op het roken in openbare plaatsen/polyvalente zalen
        van de Stad Gent)}.

24.  Leden van het Dagelijks Bestuur van de vzw OCO hebben ten allen tijde toegang tot de zalen, ook tijdens de activiteiten van de gebruiker.

25.  Niet toegelaten activiteiten
        -       Privéfeesten zoals trouwfeesten, doopfeesten, communiefeesten, verjaardagsfeesten, enz.
        -       Partijpolitieke activiteiten onder de vorm van een congres, de voorstelling van een politiek programma of een verkiezingsprogramma
                met het oog op politieke propaganda, enz...
        -       Religieuze activiteiten, erediensten, religieus-educatieve activiteiten, enz...
                (Deze opsomming is exemplair en kan steeds aangepast worden.)
      

                                                                                        PRIORITAIRE GROEN

26.  A.  Door de Stad Gent erkende jeugdwerkinitiatieven en studentenverenigingen; initiatieven betoelaagd door “Alles Kan” (cat.1)  

        B.  Andere Gentse verenigingen met werking/secretariaat/maatschappelijke zetel in Gent, erkend door de Stad Gent; Gentse afdelingen van
             sociaal-culturele verenigingen erkend of gesubsidieerd door de Vlaamse Overheid; scholen en onderwijsinstellingen; activiteiten
             betoelaagd door de Stad Gent (projectsubsidies; bv. Wijk aan Zet) (cat.2)

        C.  Derden (particulieren, bedrijven, niet-erkende Gentse verenigingen, verenigingen van buiten Gent, politieke partijen en fracties,                     
             vakbonden, (de vriendenkring van…alle voorgaande) (cat.3)                                                                                                                                                   

        D.  Diensten van de Stad Gent {max 10 keer per jaar (cat. 4)}

                                                                                  RESERVATIES

27.   Verenigingen en derden kunnen bij de opdrachthouder terecht om een zaal in het polyvalente centrum “Ontmoetingscentrum Oostakker”
         te gebruiken.

Occasioneel gebruik.
Categorie 1 mag maximaal 18 maanden voorafgaand aan de activiteit een aanvraag indienen;
Categorie 2 mag maximaal 15 maanden voorafgaand aan de activiteit een aanvraag indienen;
Categorie 3 mag maximaal   6 maanden voorafgaand aan de activiteit een aanvraag indienen;

Repetitief gebruik.
De aanvragen voor repetitief gebruik moeten jaarlijks opnieuw gebeuren. Hierbij wordt telkens rekening gehouden met de
prioriteitenregeling.
Er kunnen maximaal per zaal en per jaar 6 blokken van maximaal 1 week vastgelegd worden voor langlopende activiteiten. Elke gebruiker mag
naast de occasionele activiteiten maximaal 1 blok per jaar vastleggen voor een langlopende activiteit.

Alle reservaties dienen uitsluitend te gebeuren via de website van OCO (www.OC-Oostakker.be).  Via de 'Reservatie' op de linkse menubalk
vul je een aanvraagformulier in. Er wordt automatisch een E-mail verstuurd naar onze dienst reservatie. U krijgt dan zo spoedig mogelijk een
antwoord van onze beheerder. Gezien de hoge bezettingsgraad van one zalen is het aan te raden om de reservatie zo vlug mogelijk te
bestendigen. (= betalen van de waarborg). Pas dan kunnen  wij een huurovereenkomst met bijgevoegde factuur opmaken.  Dit laatste
minstens 1 maand vóór de aanvang van de opzegtermijn volgens het type zaal. (zie ook verder)


                                                                                        WAARBORG.

Occasioneel gebruik.

Iedere huurder betaalt een waarborg voor het gebruik van de infrastructuur. De waarborg is afhankelijk van de gebruikte lokalen en de aard
van de activiteit. Deze wordt betaald onmiddellijk na bevestiging van de reservering. Is er geen betaling van de waarborg ontvangen 14 dagen
na bevestiging van het contract, dan komt dit laatste onmiddellijk te vervallenen wordt de vzw OCO ontslagen van al zijn verplichtingen
gestipuleerd in het contract. De waarborg is voor elke categorie gelijk.

· Polyvalente ruimte met vast podium en tapkast (360 m²), drie bergingen (40 m²) en semi-industriële keuken (20 m²)
a. Niet-commercieel:                               €   75,00                         
b. Commercieel*:                                     € 250,00                                             
c. Fuiven of dansfeesten:                        € 500,00                               

· Kleine polyvalente zaal (90 m²) met kitchenette en berging (15 m²)
a. Niet-commercieel:                               €    50,00
b. Commercieel:                                         €  150,00

· Vergaderzaal met kitchenette (60 m²) op de verdieping
a. Vergaderingen:                                     €   50,00

* commerciële activiteiten: tentoonstellingen met verkoop ter plaatse, beurzen, alle  
    manifestaties gekoppeld aan recepties en banketten, banketten, bals fuiven, meerdaagse
    congressen, cursussen met inschrijvingsgeld voor de deelnemers hoger dan € 50 per lesdag,
    voorstellingen van podiumkunsten (waar inkom wordt gevraagd), feesten en door het
    College van Burgemeester en schepenen hiermee gelijkgestelde activiteiten.                                                                                                                 

* sociaal-culturele evenementen: tentoonstellingen zonder verkoop ter plaatse, academische
    zittingen, vergaderingen die geen deel uitmaken van meerdaagse congressen, concerten, 
    persconferenties, repetities, schoolproclamaties, voorstellingen van podiumkunsten (waar
    geen inkom wordt gevraagd), debatten, toespraken, cursussen, volksdans, kinderateliers, 
    koffietafels, spel- en sportactiviteiten, kleedruimte, voordrachten, projecties van dia’s, film
    en multimedia, opname van radio, televisie en video, controle bij wandeltochten, religieuze
    en levensbeschouwelijke bijeenkomsten en door het College van Burgemeester en
    Schepenen hiermee gelijkgestelde activiteiten.

Repetitief gebruik.

Verenigingen die op regelmatige basis gebruik maken van de kleinere lokalen of van de grote zaal voor repetities, betalen een vaste
waarborg van € 50,00.

Bij betaling van de waarborg ontvangt de gebruiker een contract van de uitvoerder. Na afloop van de activiteit, wordt de waarborg
terugbetaald, op voorwaarde dat er geen schade of een andere overtreding werd vastgesteld en nadat de factu(u)r(en) van de verbruikte
dranken werd vereffend.  Bij eventuele schade en/of niet naleven van de in dit huishoudelijke reglement aangehaalde uit te voeren
taken kan de vzw OCO een schadevergoeding eisen.

PRIJZEN. ( Van toepassing op alle contracten vanaf 01/01/2017)

Onderstaande tabel geeft een overzicht van de tarieven uitgedrukt in Euro voor het gebruik van de diverse lokalen.
week
zaterdag
zondag
€ 200,00
€ 300,00
€ 400,00

                        Deze prijzen bevatten de kosten voor elektriciteit, water, gas en brandverzekering. Alle prijzen zijn BTW inclusief. 
Ingeval een vereniging een projectsubsidie van de stad ontvangt, verkrijgt de vereniging het statuut van betoelaagde vereniging voor
beschikbaarstellingen van zalen verbonden aan het betoelaagde project.

ANNULATIES.

Bij annulatie  van de gemaakte reservatie van de grote polyvalente zaal, in een periode gelegen in de laatste 2 weken voor de datum
van de activiteit (commercieel of niet-commercieel), zal een boete worden aangerekend. Dit zal eveneens het geval zijn voor de kleine
polyvalente zaal als het om een commerciële activiteit gaat.  Alle andere zalen kunnen tot 1 week voor de activiteit geannuleerd worden.      
                        Het bedrag van deze boete(s) zal rechtstreeks worden afgehouden van de waarborg:
Cat. 1
Vergaderingen
Receptities
Spelen zonder  €
Vorming zonder  €
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Cat. 2
Cat.3
  0 €
  0 €
  0 €
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
   0 €
   0 €
   0 €
    85 €
    50 €
    35 €
Receptities
Koffietafels
Kleine etentjes
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
  0 €
  0 €
NVT
  50 €
  25 €
 
NVT
  160 €
    85 €
   
NVT
Tentoonstellingen
Vorming met  €
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
  0 €
  0 €
  0 €
  75 €
  50 €
  25 €
  160 €
    85 €
    50 €
Spelen met  €
Wedstrijden
Schieting
Beuzen ....
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Quiz
Voorstellingen:
Comedy - Theater,
Cabaret
Muziek - Concerten
Fuiven - Dansfeessten
Eetfestijnen (1)
(1)  Keuken
Bij eetfestijnen waarbij de keuken wordt gebruikt zal een forfaitaire prijs
van 20,00 € worden aangerekend voor het gebruik hiervan.
     60 €
    
NVT
     NVT
            50 €
         
   25 €
           
NVT
Bij elke annulatie van een reservering die minimum 5 maand voordien werd aangegaan zal
een forfaitaire dossierskost van € 20 worden aangerekend.

REPETITIE RUIMTES.
28.     De twee repetitieruimtes bevinden zich in de kelderverdieping.
           Deze ruimtes worden verhuurd per dagdeel (1 dagdeel=4 uur) en 1 dag wordt opgedeeld in 3 dagdelen, deze zijn:
GROTE POLYVALENTE ZAAL
€ 100
€ 50
KLEINE POLYVALENTE ZAAL
VAN
1ste dagdeel
09.00 u
13.00 u
2de  dagdeel
14.00 u
18.00 u
              Per dagdeel wordt  € 10,00 betaald.
              Voor de repetitieruimtes in de kelderverdieping wordt aan de gebruiker een jaarlijkse waarborg gevraagd van € 100. Occasionele    
              gebruikers betalen een waarborg van € 50.

29.    DE VZW “ONTMOETINGSCENTRUM OOSTAKKER” IS NIET VERANTWOORDELIJK VOOR GEBEURLIJKE ONGEVALLEN.

30.     Gelieve te noteren dat voor gebruikers van de grote en de kleine polyvalente zaal het fuifreglement vanaf 01/01/2018 steeds van  
           toepassing is.

        31.     De vzw Ontmoetingscentrum Oostakker verklaart dat de bekomen gegevens van uw vereniging of personen enkel gebruikt worden
                   voor onderlinge communicatie. (E-mail, telefonie, facturatie). In geen geval zullen deze gegevens aan derden worden medegedeeld.


TOT
3de  dagdeel
19.00 u
23.00 u
Alle andere ZALEN
€ 20
1
2
Type activiteit
3
4
5
6
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
Grote zaal:
Kleine zaal:
Vergaderzaal:
   100 €
    
NVT
     NVT
  75 €
  50 €
  25 €
  160 €
    85 €
    35 €
  250 €
    50 €
   
NVT
  100 €
    25 €
   
NVT
  160 €
    25 €
   
NVT
  250 €
    50 €
   
NVT
NVT =  Niet Van Toepassing.
Deze pagina werd laatst gewijzigd op:
ONTMOETINGSCENTRUM
OOSTAKKER
Opgelet !!!  Vanaf 2 mei 2018 nemen we een vernieuwd reservatieformulier in gebruik. Je dient elke vraag in te vullen.
Copyright © 2006 - 2018 : OC Oostakker
Alle rechten voorbehouden.
De webmaster
Pas op!!! Een reservatie-aanvraag is niet geen definitieve reservering.